Consejos de gestión del tiempo para propietarios de pequeñas empresas

La mayoría de los dueños de negocios probablemente ya saben que el 20 por ciento de su producto comprende el 80 por ciento de sus ventas. Ahorre tiempo a largo plazo al descubrir exactamente qué productos o servicios están impulsando el negocio. Concentre la mayor parte de su energía en las cosas importantes y reduzca el tiempo que dedica al otro 80 por ciento.

Aprende a priorizar. Así como el 20 por ciento de su producto impulsa su negocio, algunas de sus actividades son más productivas que otras. Es un viejo pero buen consejo de administración del tiempo abordar primero los proyectos más importantes. Enseñe esta estrategia a sus empleados para que todos encuentren el tiempo para completar los proyectos importantes. Una vez que clasifique sus actividades según el orden de importancia, tómese un tiempo determinado para completarlas. Por ejemplo, fíjese un límite de tiempo para devolver llamadas telefónicas y responder correos electrónicos, y trate de no sobrepasarlo. Cumplir con algún tipo de horario lo ayudará a mantenerse enfocado en proyectos importantes en lugar de perderse en las actividades mundanas que realmente no impulsan su negocio.

Haz una “lista de cosas por hacer” todos los días. Puede pensar que no tiene tiempo para escribir una lista todas las mañanas. Sin embargo, es fácil sentirse abrumado por la gran cantidad de tareas que enfrenta el propietario de una pequeña empresa todos los días. Las interrupciones y distracciones de última hora pueden hacer que el propietario de un negocio más concentrado se olvide de terminar una tarea. Una “lista de tareas” breve pero cuidadosamente preparada le recordará lo que debe hacer ese día. Esto evitará que se olvide de devolver la llamada a su cliente importante. No vaya más allá del trabajo del día al escribir la lista y establezca metas razonables. Salir adelante es genial, pero puedes trabajar en eso cuando termines la lista.

Llega un punto en todo negocio en el que el dueño debe aprender a decir “no”. Ya sea que esté tratando con un empleado necesitado o con un cliente difícil, extenderse demasiado no es bueno para su negocio. Sí, debe hacer felices a los clientes, pero a veces pedirán lo casi imposible. Considera si hacer algo es bueno o no para tu negocio antes de decir que sí, y aprende a delegar.

Es tentador para los propietarios de pequeñas empresas perder el tiempo microgestionando cada aspecto de su empresa. Sin embargo, hay tareas que no requieren la presencia del propietario. Enseñar a los empleados a actuar y tomar decisiones dentro de los límites de sus puestos. Esto es extremadamente difícil para el microgerente, pero le brinda tiempo y energía para concentrarse en otras actividades que son más importantes, como atraer más clientes. ¿Debería llamarlo un empleado para comprar equipo? Si. ¿Debería llamarle un empleado porque alguien llegó dos minutos tarde al trabajo? Probablemente no. La creación de parámetros que definan el alcance de la autoridad de toma de decisiones de cada empleado evitará que el propietario de una pequeña empresa tenga que apagar incendios menores. Tener límites claros también aumentará la moral de los empleados. Con toda honestidad, la gente generalmente odia ser microgestionada. Contrataste a tus empleados por su talento, así que ¿por qué no darle un buen uso?

Comunícate con tus empleados y sé consciente de los plazos de tu negocio. Los propietarios de pequeñas empresas todavía están a cargo y necesitan comunicarse con sus empleados para asegurarse de que estén en la misma página. Discuta los plazos con ellos cada semana y asegúrese de que se comuniquen con usted con cualquier novedad. Manténgase conectado con sus clientes e intente evitar cualquier falta de comunicación que afecte los proyectos al final del juego.

Asegúrate de tomarte un tiempo para ti. Esto se siente contraproducente. Muchos ejecutivos de empresas y propietarios de pequeñas empresas son culpables de confundir ocupado con productivo. Sin embargo, los seres humanos necesitan tiempo para descansar y descomprimirse. Numerosos estudios han demostrado que tomar descansos breves en realidad mejora la productividad general. El cerebro no está diseñado para trabajar sin parar. Las personas que toman descansos cometen menos errores y trabajan más rápido. Un estudio realizado por el Dr. Coker explica que las personas que toman breves descansos en línea son un nueve por ciento más productivas que sus colegas demasiado estresados. Así que relájate un minuto por el bien de la empresa.

Manténgase enfocado en sus metas. ¿Qué quieres de tu negocio? Dedique algo de tiempo cada mes para examinar sus metas y cómo las está alcanzando. Mire qué estrategias lo están haciendo avanzar e identifique cuáles lo están arrastrando hacia atrás. Esto puede sonar fácil, pero muchos propietarios de pequeñas empresas están tan concentrados en las actividades diarias que posponen el examen de sus objetivos con regularidad. Sin embargo, la evaluación constante puede ahorrarle tiempo y dinero a medida que descubre qué métodos funcionan para usted.

Es tentador tratar de ahorrar dinero haciendo todo en casa. Sin embargo, la subcontratación suele ser más rentable que hacerlo todo usted mismo. Por ejemplo, el tiempo que dedica a trabajar como contador podría emplearse mejor en el seguimiento de clientes potenciales y en la construcción de relaciones. Cuando el 35 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas lamentan no tener tiempo para hacer crecer realmente sus negocios, está claro que los propietarios de pequeñas empresas están asumiendo demasiadas tareas mundanas.

La subcontratación de proyectos especializados no solo libera a los empresarios para trabajar de manera más eficaz, sino que también puede beneficiar la imagen y la rentabilidad de la empresa. Por ejemplo, contratar a un diseñador gráfico para crear un folleto probablemente dará mejores resultados que simplemente escribir algo en un documento de Word. Si realmente no puede permitirse subcontratar un proyecto a un profesional, mire dentro del negocio. Lo más probable es que tenga un personal con múltiples talentos. Alguien interesado en el diseño gráfico podría tener un trabajo mejor que el tuyo, y esta persona podría estar dispuesta a trabajar un poco más barato que un profesional, por la experiencia.

Mantenerse ocupado no es hacer crecer un negocio. Cada dueño de negocio necesita evaluar su horario. Sí, un propietario responsable sabe lo que está pasando y tendrá que dedicar bastantes horas. Pero, ¿se están gastando las horas de la manera más productiva? ¿Cuánto tiempo pasa apagando incendios y corriendo en el lugar? Su tiempo es valioso y debe usarlo sabiamente para seguir adelante. Algunos de los consejos de administración del tiempo explicados anteriormente pueden parecer contradictorios o costosos, pero considere la pérdida que enfrenta su empresa cuando no puede encontrar el tiempo para estar con sus clientes. El propietario de un negocio es la cara de su empresa. La gente compra a propietarios en los que confía. Pero, si nunca se ve al dueño, ¿cómo pueden llegar a conocerlo los clientes? Conseguir una venta probablemente compensará con creces los $ 10 por hora que paga por un empleado subcontratado. Aprenda a usar su tiempo sabiamente y amplíe su negocio mientras mejora su calidad de vida.

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